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Datenschutzerklärung

Personenbezogene Daten (nachfolgend zumeist nur „Daten“ genannt) werden von uns nur im Rahmen der Erforderlichkeit sowie zum Zwecke der Bereitstellung eines funktionsfähigen und nutzerfreundlichen Internetauftritts, inklusive seiner Inhalte und der dort angebotenen Leistungen, verarbeitet.

Gemäß Art. 4 Ziffer 1. der Verordnung (EU) 2016/679, also der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend nur „DSGVO“ genannt), gilt als „Verarbeitung“ jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Mit der nachfolgenden Datenschutzerklärung informieren wir Sie insbesondere über Art, Umfang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten, soweit wir entweder allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden. Zudem informieren wir Sie nachfolgend über die von uns zu Optimierungszwecken sowie zur Steigerung der Nutzungsqualität eingesetzten Fremdkomponenten, soweit hierdurch Dritte Daten in wiederum eigener Verantwortung verarbeiten.

Unsere Datenschutzerklärung ist wie folgt gegliedert:

I. Informationen über uns als Verantwortliche
II. Rechte der Nutzer und Betroffenen
III. Informationen zur Datenverarbeitung

I. Informationen über uns als Verantwortliche

Verantwortlicher Anbieter dieses Internetauftritts im datenschutzrechtlichen Sinne ist:

Graduneo - André Becker
André Becker
Vivaldistraße 4
37154 Northeim

Telefon: +49 5551 4064261
E-Mail: info@graduneo.de

II. Rechte der Nutzer und Betroffenen

Mit Blick auf die nachfolgend noch näher beschriebene Datenverarbeitung haben die Nutzer und Betroffenen das Recht

Darüber hinaus ist der Anbieter dazu verpflichtet, alle Empfänger, denen gegenüber Daten durch den Anbieter offengelegt worden sind, über jedwede Berichtigung oder Löschung von Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung, die aufgrund der Artikel 16, 17 Abs. 1, 18 DSGVO erfolgt, zu unterrichten. Diese Verpflichtung besteht jedoch nicht, soweit diese Mitteilung unmöglich oder mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden ist. Unbeschadet dessen hat der Nutzer ein Recht auf Auskunft über diese Empfänger.

Ebenfalls haben die Nutzer und Betroffenen nach Art. 21 DSGVO das Recht auf Widerspruch gegen die künftige Verarbeitung der sie betreffenden Daten, sofern die Daten durch den Anbieter nach Maßgabe von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet werden. Insbesondere ist ein Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung statthaft.

III. Informationen zur Datenverarbeitung

Ihre bei Nutzung unseres Internetauftritts verarbeiteten Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, der Löschung der Daten keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen und nachfolgend keine anderslautenden Angaben zu einzelnen Verarbeitungsverfahren gemacht werden.

Kontaktanfragen / Kontaktmöglichkeit

Sofern Sie per Kontaktformular oder E-Mail mit uns in Kontakt treten, werden die dabei von Ihnen angegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage genutzt. Die Angabe der Daten ist zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich – ohne deren Bereitstellung können wir Ihre Anfrage nicht oder allenfalls eingeschränkt beantworten.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Ihre Daten werden gelöscht, sofern Ihre Anfrage abschließend beantwortet worden ist und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, wie bspw. bei einer sich etwaig anschließenden Vertragsabwicklung.

Serverdaten

Aus technischen Gründen, insbesondere zur Gewährleistung eines sicheren und stabilen Internetauftritts, werden Daten durch Ihren Internet-Browser an uns bzw. an unseren Webspace-Provider übermittelt. Mit diesen sog. Server-Logfiles werden u.a. Typ und Version Ihres Internetbrowsers, das Betriebssystem, die Website, von der aus Sie auf unseren Internetauftritt gewechselt haben (Referrer URL), die Website(s) unseres Internetauftritts, die Sie besuchen, Datum und Uhrzeit des jeweiligen Zugriffs sowie die IP-Adresse des Internetanschlusses, von dem aus die Nutzung unseres Internetauftritts erfolgt, erhoben.

Diese so erhobenen Daten werden vorübergehend gespeichert, dies jedoch nicht gemeinsam mit anderen Daten von Ihnen.

Diese Speicherung erfolgt auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verbesserung, Stabilität, Funktionalität und Sicherheit unseres Internetauftritts.

Die Daten werden spätestens nach sieben Tagen wieder gelöscht, soweit keine weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist. Andernfalls sind die Daten bis zur endgültigen Klärung eines Vorfalls ganz oder teilweise von der Löschung ausgenommen.

WhatsApp Kontaktaufnahme

Zur Kontaktaufnahme ermöglicht der Anbieter dem Kunden unter anderem die Kontaktmöglichkeit über den Messenger-Dienst WhatsApp. WhatsApp ist ein Dienst der WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland, nachfolgend WhatsApp, eine Tochtergesellschaft der Meta Platforms, Inc.

Durch die Kommunikation des Nutzers mit dem Anbieter über WhatsApp erhält sowohl der Anbieter, als auch WhatsApp die Mobilrufnummer des Nutzers und die Information, dass der Nutzer den Anbieter kontaktiert hat.

Die vorgenannten Daten werden von WhatsApp auch an Server von Meta in den USA weitergeleitet und von WhatsApp und Meta entsprechend der WhatsApp-Datenschutzrichtlinie verarbeitet, was auch die Verarbeitung zu deren eigenen Zwecken, wie der Verbesserung des WhatsApp-Dienstes, beinhaltet.

Für die Übermittlung personenbezogener Daten in die USA besteht seit dem 10. Juli 2023 ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (EU-U.S. Data Privacy Framework). Meta ist unter diesem Rahmenwerk zertifiziert; die Übermittlung an Meta in die USA erfolgt daher auf Grundlage dieses Angemessenheitsbeschlusses (Art. 45 DSGVO). Ergänzend hat Meta Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) abgeschlossen:

https://faq.whatsapp.com/general/about-standard-contractual-clauses

Näheres zum Zweck und Umfang der Datenerhebung und der weiteren Verarbeitung dieser Daten durch WhatsApp und Meta sowie diesbezügliche Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz der Privatsphäre sind in der Datenschutzrichtlinie von WhatsApp enthalten: https://www.whatsapp.com/legal/#privacy-policy.

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitungen und der Übermittlung an WhatsApp ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 b. DSGVO, soweit die Kontaktaufnahme eine bestehende Vertragsbeziehung betrifft oder der Anbahnung einer solchen Vertragsbeziehung dient. Sollte die Kontaktaufnahme nicht aufgrund der vorstehenden Zwecke erfolgen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse des Anbieters besteht an der Verbesserung der Servicequalität.

Hosting bei netcup

Diesen Internetauftritt hosten wir bei der netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe. Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet netcup in unserem Auftrag die technisch übermittelten Daten (u.a. IP-Adresse, Zugriffszeitpunkt, Server-Logfiles), um unseren Internetauftritt sicher und stabil bereitzustellen; die Server stehen in Deutschland.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren und zuverlässigen Bereitstellung unseres Internetauftritts. Die hierbei anfallenden Server-Logfiles werden spätestens nach sieben Tagen gelöscht (näher dazu oben unter „Serverdaten“); der auf dem berechtigten Interesse beruhenden Verarbeitung können Sie nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Mit netcup besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Die Datenschutzbedingungen von netcup finden Sie unter https://www.netcup.com/de/kontakt/datenschutzerklaerung.

E-Mail-Versand und -Postfach bei IONOS

Für den Versand und Empfang unserer E-Mails — insbesondere der über das Kontaktformular übermittelten Anfragen — nutzen wir Dienste der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur. Sofern Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, werden die dabei angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) zur Zustellung und zur Speicherung in unserem E-Mail-Postfach durch IONOS in unserem Auftrag verarbeitet; die Server stehen in Deutschland.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und zuverlässigen E-Mail-Betrieb. Für die übermittelten Daten gilt die oben unter „Kontaktanfragen / Kontaktmöglichkeit“ beschriebene Löschung; der auf dem berechtigten Interesse beruhenden Verarbeitung können Sie nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Die Datenschutzhinweise von IONOS finden Sie unter https://www.ionos.de/datenschutzerklaerung.

Terminvereinbarung

Für die Vereinbarung von Gesprächsterminen betreiben wir unter schedule.graduneo.com eine Terminbuchung auf eigener Infrastruktur in Deutschland. Wir erheben dabei bewusst so wenig wie möglich: abgefragt werden allein Ihr Vor- und Nachname sowie die von Ihnen gewählte Dienstleistung und der Termin. Eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer oder eine Anschrift verlangen wir nicht. Bestätigen Sie den Datenschutzhinweis, speichern wir hierüber einen Nachweis mit Ihrem Namen, dem Zeitpunkt und Ihrer IP-Adresse.

Damit der Termin in unserem Arbeitskalender erscheint, wird der Terminkalender mit einem Kalender synchronisiert, den wir bei der Infomaniak Network SA, Rue Eugène Marziano 25, 1227 Genf, Schweiz, betreiben. Dabei werden der Termin und Ihr Name übertragen. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO); ein angemessenes Datenschutzniveau ist damit festgestellt. Mit Infomaniak besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Durchführung des von Ihnen gewünschten Termins bzw. vorvertragliche Maßnahme). Ihre Termindaten löschen wir spätestens 90 Tage nach dem Termin — den Termin, Ihren Datensatz und den Nachweis der Bestätigung. Das geschieht automatisch; Sie müssen uns dafür nicht schreiben.

Videogespräche über Jitsi Meet

Für Videogespräche setzen wir die Open-Source-Software Jitsi Meet ein. Die Anwendung läuft auf unserer eigenen Infrastruktur in Deutschland — Betreiber des Dienstes sind wir selbst; es werden keine Daten an einen externen Jitsi-Anbieter übertragen.

Verarbeitet werden dabei personenbezogene Daten wie IP-Adresse, Nutzungsdaten (z.B. Dauer und Teilnehmerzahl des Meetings) sowie Audio- und Videodaten der Teilnehmer, ausschließlich zur Durchführung des Gesprächs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren, datensparsamen Videokommunikation). Eine Aufzeichnung der Gespräche findet nicht statt; die Audio- und Videodaten werden ausschließlich zur Live-Übertragung verarbeitet und nicht gespeichert, etwaige technische Verbindungsdaten nur für die Dauer des Gesprächs. Der auf dem berechtigten Interesse beruhenden Verarbeitung können Sie nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Weitere Informationen: https://jitsi.org/.

Verarbeitung durch ein lokales KI-Modell

Zur Vorbereitung der Beantwortung Ihrer Anfrage kann deren Inhalt (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) durch ein KI-Modell verarbeitet werden, das ausschließlich auf unserer eigenen Infrastruktur in Deutschland läuft. Zweck ist allein die Erstellung eines Antwortentwurfs; die Prüfung und der Versand erfolgen stets durch einen Menschen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Ein externer KI-Dienstleister ist nicht beteiligt — die Verarbeitung findet allein auf unseren eigenen Systemen statt. Ihre Daten werden nicht an externe KI-Dienste (etwa OpenAI/ChatGPT, Google oder Anthropic) weitergegeben, nicht in Drittländer außerhalb der EU bzw. des EWR übertragen und nicht zum Training von Modellen verwendet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten und zügigen Bearbeitung Ihrer Anfrage. Der Inhalt Ihrer Anfrage wird durch das KI-Modell nur vorübergehend zur Erstellung des Entwurfs verarbeitet; eine hiervon getrennte, darüber hinausgehende Speicherung entsteht nicht. Im Übrigen gilt die oben unter „Kontaktanfragen / Kontaktmöglichkeit“ beschriebene Löschung sowie die weiter oben genannten Betroffenenrechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch (Art. 21 DSGVO).

Kundenportal (portal.graduneo.de)

Für Kundinnen und Kunden betreiben wir unter portal.graduneo.de ein Portal, über das Dokumente hochgeladen und automatisiert aufbereitet werden. Ein Zugang entsteht nur, wenn wir ihn auf Ihre Veranlassung einrichten; eine offene Registrierung gibt es nicht.

Kontodaten. Zum Konto verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, einen optionalen Namen, einen Hashwert Ihres Passworts (das Passwort selbst ist uns nicht bekannt), den Zeitpunkt der Einrichtung sowie die für Sie freigeschalteten Funktionen. Zur Einrichtung des Zugangs versenden wir eine E-Mail mit einem Einladungslink; von diesem Link speichern wir nur einen Hashwert, er verfällt nach sieben Tagen und ist einmal verwendbar. Ein Passwort versenden wir nie per E-Mail.

Anmeldung. Nach der Anmeldung setzen wir ein technisch erforderliches Cookie mit einer zufälligen Sitzungskennung; die Sitzung selbst liegt auf unserem Server und verfällt automatisch. Eine Analyse Ihres Verhaltens findet nicht statt, es werden keine Cookies zu Werbe- oder Reichweitenzwecken gesetzt. Rechtsgrundlage für die Speicherung im Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für den von Ihnen gewünschten Dienst).

Hochgeladene Dateien und Ergebnisse. Je nach freigeschalteter Funktion laden Sie Dokumente (etwa PDF- oder CSV-Dateien), Fotos (etwa die Aufnahme einer Visitenkarte) oder Sprachaufnahmen hoch. Diese Dateien, die daraus erzeugten Ergebnisdateien, Ihre Vorlagen und Profile sowie Protokolle der einzelnen Verarbeitungsläufe speichern wir auf unserem Server in Deutschland. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich dort: Text wird lokal ausgelesen (bei eingescannten Dokumenten und Fotos mittels Texterkennung), die inhaltliche Zuordnung unterstützt ein KI-Modell, das auf unserer eigenen Infrastruktur läuft; das Eintragen der Werte übernehmen anschließend feste Programmabläufe. Ein externer KI-Dienst ist nicht beteiligt, Ihre Daten werden nicht an solche Dienste weitergegeben, nicht in Drittländer übertragen und nicht zum Training von Modellen verwendet. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO ist damit nicht verbunden — das Ergebnis ist ein Vorschlag, den Sie prüfen.

Sprachaufnahmen. Laden Sie eine Aufnahme hoch, wird sie auf unserem Server in Text umgewandelt; auch dies geschieht durch ein lokal betriebenes Modell, ein externer Sprachdienst ist nicht beteiligt. Der erkannte Text wird gespeichert — er ist die Grundlage des Ergebnisses und macht den Lauf nachvollziehbar. Die Aufnahme selbst bleibt zusammen mit dem Auftrag gespeichert, bis Sie diesen löschen. Eine Stimmerkennung findet nicht statt: Wir gleichen Stimmen nicht ab, erstellen keine Stimmprofile und nutzen die Aufnahme ausschließlich, um den gesprochenen Inhalt in Text zu überführen. Es entstehen dabei keine biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung im Sinne des Art. 9 DSGVO.

Löschung einzelner Aufträge. Jeden einzelnen Auftrag können Sie im Portal selbst löschen. Dabei werden die hochgeladene Datei, das Ergebnis, ausgelesene Werte, ein etwaiger erkannter Text und das Protokoll entfernt. Für Sicherungskopien gilt das unten unter „Sicherungskopien“ Beschriebene.

Enthalten Ihre Dateien personenbezogene Daten Dritter — etwa Vertrags- oder Zahlungspartner oder die auf einer Visitenkarte genannte Person —, verarbeiten wir diese ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen. Verantwortlich im Sinne der DSGVO bleiben insoweit Sie; Grundlage ist ein zwischen uns geschlossener Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Vertragsabschluss im Portal. Die Nutzungsbedingungen und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen Sie im Portal ab. Als Nachweis darüber, wer welche Fassung wann angenommen hat, speichern wir dauerhaft: Firma und Anschrift, Name und Funktion der annehmenden Person, Zeitpunkt der Annahme, die Fassung des Vertrags, eine Prüfsumme des abgelegten Dokuments sowie die IP-Adresse, von der die Annahme erfolgt ist. Eine Kopie senden wir zusätzlich an Ihre E-Mail-Adresse. Diese Angaben unterliegen nicht der oben genannten Sieben-Tage-Frist für Server-Logfiles, sondern werden als Nachweis aufbewahrt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertragsschluss) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c) und f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, den Abschluss nach Art. 28 Abs. 9 DSGVO belegen zu können.

Wer Zugriff hat. Zugriff auf die Systeme hat allein der Inhaber; Beschäftigte sind derzeit nicht eingesetzt. Ein Zugriff auf Ihre Inhalte erfolgt nur, soweit es für den Betrieb, die Fehlersuche oder eine Anfrage von Ihnen erforderlich ist. Werden künftig Personen eingesetzt, werden sie zuvor zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Rechtsgrundlage für Konto und Bereitstellung des Portals ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrags), ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO für einen sicheren und stabilen Betrieb.

Speicherdauer. Konto, Vorlagen, Aufträge und Dateien speichern wir, bis Sie deren Löschung verlangen oder das Vertragsverhältnis endet; nach Vertragsende löschen wir die in Ihrem Auftrag verarbeiteten Daten innerhalb von 30 Tagen oder geben sie zuvor an Sie heraus, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Einzelne Aufträge samt der zugehörigen Dateien können Sie jederzeit selbst löschen. Sitzungen verfallen von selbst, Einladungslinks nach sieben Tagen. Für die beim Aufruf des Portals anfallenden Server-Logfiles gilt das oben unter „Serverdaten“ Beschriebene entsprechend.

Sicherungskopien. Zum Schutz vor Datenverlust erstellen wir täglich Sicherungen; eine verschlüsselte Kopie liegt zusätzlich bei einem weiteren Anbieter (siehe unten). Sicherungen lassen sich nicht rückwirkend verändern: Eine Löschung wirkt dort erst, wenn der betreffende Stand turnusmäßig überschrieben wird — längstens nach zwölf Monaten. Bis dahin werden Sicherungen ausschließlich zur Wiederherstellung im Störungsfall verwendet.

Die Server für das Portal stellt netcup (siehe oben „Hosting bei netcup"), den Versand der Einladungs-E-Mail IONOS (siehe oben). Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (siehe oben unter II.) können Sie jederzeit formlos unter info@graduneo.de geltend machen.

Verschlüsselte Sicherungskopien bei manitu

Eine zusätzliche Sicherungskopie unserer Daten bewahren wir bei der manitu GmbH, Welvertstraße 2, 66606 St. Wendel, auf. Die Daten werden vor der Übertragung auf unserem eigenen Server verschlüsselt; manitu erhält ausschließlich verschlüsselte Daten und keinen Schlüssel, eine Kenntnisnahme der Inhalte ist dort technisch ausgeschlossen. Die Server stehen in Deutschland.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, Ihre Daten auch bei einem Ausfall unseres Servers wiederherstellen zu können. Mit manitu besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Die Datenschutzhinweise von manitu finden Sie unter https://www.manitu.de/datenschutz/. Zur Aufbewahrungsdauer gilt das oben unter „Sicherungskopien" Gesagte.

Muster-Datenschutzerklärung der Anwaltskanzlei Weiß & Partner